Den klassiska budgetens utmaningar

Alla som har varit involverade i en budgetprocess känner nog igen sig i att det alltför sällan känns värdeskapande.

De flesta gör budgeten av slentrian eller för att de inte har funderat på om det är vettigt eller inte. Vi gör vår del varje år, gnäller lite och går vidare

Att det känns trist, inte är värdeskapande och tar mycket tid från annat arbete är illa nog. Men budgeten skapar dessutom verkliga problem som vi får tampas med hela året.

Inlåsta resurser: Under budgetförhandlingarna fördelas resurser - ofta ner på kostnads- och kostnadsställenivå. När budgeten sen är beslutat någon gång i december så är dessa resurser låsta hela nästa år. Även om omvärlden förändras så ligger resursfördelningen fast. Detta leder till att vi kan missa möjligheter som uppkommer under året för att vi tror att vi saknar resurserna.

Gynnar den som förbrukar, straffar den som hushåller: En annan konsekvens av att vi låser resurser i budgeten är att verksamheten strävar efter att förbruka de resurser som har tilldelats, annars är risken att det blir mindre resurser nästa år. Fokus blir på att förbruka resurser, snarare än på att värdera satsningar – och förvaltning, snarare än affärsmannaskap.

Planering med fel intervall: Vad är det som säger att alla företag och organisationer är planeringsbara på 12-månadersintervall? Det är säkert rimligt för några, men de allra flesta har en helt annan naturlig affärsrytm. Budgetstyrningen skapar ett start- och stoppsystem som stör den verkliga affären.

Avvikelse mot vad vi trodde, istället för fokus på vad vi vet: Under året gör vi avstämningar mot budget på månadsbasis. Det blir en diskussion om ursäkter till varför vi inte följer budget - inte en diskussion om vart vi är på väg eller vad som är viktigt. Under första halvåret brukar man ofta säga att "vi hinner ta i kapp differensen under året". Det gäller både intäkts- och kostnadssidan. På hösten blir det lite jobbigare när man inser att det är för kort tid kvar och man får dividera om ursäkterna och anledningarna till att utfallet inte stämmer med den budget som gjordes ett drygt år tidigare. Vi diskuterar och tjafsar om en skapad differens i stället för att diskutera prioriteringar och verklig utveckling.

Detta är bara några av de problem som budgeten och budgetprocessen skapar. Vi kommer belysa flera av dessa problem och möjliga lösningar i den här bloggserien.

• I nästa blogg kommer vi skriva om hur synsätten inom Beyond Budgeting kan skapa en mer dynamisk styrning.

Hör gärna av dig om har erfarenheter och vill diskutera!

Psst: Visste du att Ekan Management faciliterar ett nätverk med fokus på dynamisk styrning/beyond budgeting riktat till ekonomer på bolag i Stockholmsregionen? Kontakta Julia Viklund om du är intresserad av att delta.

Ekan är även Sverige-representant för det internationella nätverket Beyond Budgeting Round Table (BBRT). Kontakta oss om ert bolag är intresserade, så berättar vi mer om vad ett medlemskap innebär.