Ta tillvara innovationsmöjligheterna när ni bygger nytt

Kommuner och regioner står inför ett flertal utmaningar under de närmaste åren. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) skriver i sin ekonomirapport i oktober 2019 att effektivisering är ett av de viktigaste verktygen för kommunala verksamheter för att hantera de ökade kostnaderna. Samtidigt finns det ett stort behov av investeringar inom exempelvis fastigheter så som skolor, äldreboenden och sjukhus.

Att bygga nytt ger en möjlighet att skapa byggnader som dels kan möta framtidens kommunala utmaningar dels ger förutsättningar för att skapa innovation i arbetssätt och därigenom en effektivare offentlig sektor.

Att bygga nytt i offentlig sektor är dock ett tidskrävande arbete som inte sällan omfattar en tidsrymd på närmare tio år från första beslut till färdig byggnad. Genomförandet sker vanligtvis i projektform med stort fokus på kostnad och tid. Kostnadskalkyler görs baserat på det vi känner till idag och ritningarna bygger på de arbetssätt vi känner till. Vi bygger således mer eller mindre samma byggnader som vi alltid gjort. Effektiviseringen blir begränsad och den ekonomiska bördan blir i stället större genom avskrivningar och lån.

Ekan Managements erfarenhet av att driva stora och långa projekt inom såväl offentlig som privat sektor har givit oss tre insikter som vi tror är avgörande för att Sveriges kommuner och regioner skall kunna använda nybyggnationer som effektiva katalysatorer för innovativa språng:

1. Skapa en vision som fokuserar på VAD:et istället för HUR:et
Byggnaden och verksamheten är verktyg för att uppnå en vision. Det är därför avgörande att tidigt i förstudien enas om en vision för verksamheten. VAD är det som skall uppnås? Hämta gärna inspiration från verksamheter som idag ligger långt fram men utvärdera de faktiska effekterna istället för de nya arbetssätten. Tänk också på att de HUR som ni inspireras av i förstudien mycket väl kan vara obsoleta när projektet är klart.

2. Särskilj innovation från byggprojektet
Den innovativa processen för att skapa framtidens verksamhet bör inte ske i byggprojektet utan centralt. Detta ger två fördelar. Kostnadskontrollen för projektet ökar och innovationer kan valideras och implementeras i befintlig verksamhet under byggprojektets gång.
Projektet blir samtidigt en viktig kravställare till innovationsarbetet utifrån de VAD som identifierats.

3. Involvera verksamheten men håll fast vid visionen
Att tidigt engagera den framtida verksamheten i arbetet är en förutsättning för att kunna förverkliga visionen. Samtidigt måste visionen bevakas och bibehållas för att skapa förutsättningar för att ta de innovativa kliven. Att tidigt inleda förändringsarbetet och förklara visionen är därför avgörande för att förverkliga de uppsatta målen.