Stockholmshem: Stora kliv mot affärsstödjande ritningshantering

Under projektering och byggfasen skapas ritningar och en mängd information om fastigheten som är av stor nytta för förvaltningen men som i många fastighetsbolag är svårfångad med dagens arbetssätt. De fastighetsbolag som lyckas ta tillvara på denna information skapar förutsättningar för en kostnadseffektiv förvaltningsplanering, effektiva åtgärder och minskat omarbete.

Ritningar och tillhörande teknisk information om en fastighet utgör grunden för både kostnader och intäkter under en byggnads livscykel. Bättre kunskap om ytor och dess potentiella användning ökar intäkterna och möjliggör minskade kostnader.

- För att motverka slentrian som är vanlig i samband med ritningshantering i fastighetsbolag genomförde vi från Ekan översynen tillsammans med representanter från många olika verksamhetsområden inom Stockholmshem, berättar Christoffer Mathiasson på Ekan Management som har lett översynen. 

- Nu har vi en väldigt bra handlingsplan på kort och lång sikt där vi har tydliga aktiviteter att jobba efter för att lyfta oss ytterligare inom området och använda vår förvaltningsinformation på ett effektivare sätt. Vi kan nu styra arbetet inom ritningshantering efter våra egna förutsättningar då det är viktigt att arbeta systematiskt och inte bara förlita sig på systemstöd säger Allan Hansson, IT-chef på Stockholmshem.

Några resultat redan efter översynen:

• Nya insikter kring ritningshantering och dess betydelse samt en bred förankring i de olika verksamhetsområdena
• En strategi och handlingsplan med tydliga steg i konkreta punkter på hur Stockholmshem når en effektivare överlämning från projekt till förvaltning, exempelvis vid hantering av förvaltningsytor, objektsstrukturer och teknisk information.

En av de viktigare insikterna var att hantering av ritningar och teknisk fastighetsinformation är mycket mer än en fråga om IT-system:

• Det viktiga är att hitta balansen mellan arbetssätt, organisation och system. Det är dessa tre faktorer som tillsammans möjliggör en kvalitetssäker och effektiv ritnings- och informationshantering i förvaltningen.
• Stora mängder med information ska hanteras, lagras och uppdateras vilket innebär att det behövs tydliga processer med rutiner för överlämningar och ansvarsfördelning.
• Det krävs kunskap om ritningar och förståelse för hur ritningar kan användas i olika verksamhetsprocesser vilket innebär att organisation behöver arbeta med kulturen kring hantering av ritningar.
• IT-systemen ska stödja arbetssätt och hantera informationen på ett strukturerat och säkert sätt samt stödja format för BIM.

- Att arbetet genomfördes med bred involvering har gjort att många medarbetare förstår vikten av strategin. Som exempel kunde flera förslag på åtgärder beslutas omgående och vi har nu en möjlighet att verkställa handlingsplanen, tillägger Allan Hansson.

Genom att se ritningar och tillhörande information som ett verktyg för att använda ännu mer i det vardagliga förvaltningsarbetet kommer följderna troligen bli både intäktsökning och kostnadsminskning för Stockholmshem.