Offentlig upphandling: Så vinner jag affären

Många upplever offentlig upphandling som komplext och byråkratiskt. Problemen leder till otillåtna direktupphandlingar och missade affärer för leverantörerna. Knut Fahlén, Ek Dr och managementkonsult på Ekan, har många goda exempel på åtgärder för både företag som beställare. ”Så vinner jag affären” är temat på ett av seminarierna på Västsvenska handelskammarens upphandlingsdag den 28 november.

Juridiken upplevs som krånglig

Ett problem är att juridiken upplevs som krånglig, vilket gör det svårare än nödvändigt för bägge parter. På Västsveriges upphandlingsdag kommer Ekan, Upphandlingsbolaget, samt jurister från Vinge och MAQS peka på de vanligaste fallgroparna och ge enkla, praktiska tips till nytta för bägge parter. Även om upphandlingsdagen i första hand riktar sig till näringslivet, kan upphandlade enheter lära sig och bli bättre genom att lyssna till deltagarnas frågor.

Ett tydligt exempel på fallgrop är hur olika utvärderingsmodeller påverkar utfallet. Företagen är ofta för dåliga på att se igenom vad som ”tillmäts betydelse” och lämnar överbud, eller så är de alltför taktiska och lämnar så kallade noll-bud som beställaren har svårt att hantera.  Båda dessa ”fel” drabbar i slutändan oss medborgare och skattebetalare, som förväntar oss att uppdrag genomförs så kostnadseffektivt som möjligt och med hög servicekvalitet.

Tidspress är en annan fallgrop på beställarsidan. Man underskattar tiden det tar att göra en upphandling, och stress leder till slarv eller att saker glöms bort. Förutfattade meningar om leverantören eller otillräcklig marknadsanalys är en annan sak. En tredje sak är låsningar, både internt när kraven skall formuleras, och i avtalet där leverantören kan vilja ändra något i efterhand. Knuts bästa tips är att göra ett bra förarbete i den så kallade ”latenta säljfasen” så slipper du problem vid anbudslämning, och sannolikheten att bägge parter blir vinnare ökar.

Problemet pris/kvalitet

Ett återkommande problem är för låga offererade priser. Inköpare vill gärna handla som billigt som möjligt. Men om det är för billigt håller det oftast inte den kvalitet eller service som man kanske förväntar sig. Sambandet mellan kvalitet och pris finns alltid där. Prisdumpning kan oftast ske för att utvärderingsmodellerna tillåter det. Även om upphandlare ofta är ute efter behovsbilden i verksamheten, sitter alltför många på sin kammare och har liten kontakt med verkligheten och marknaden – i synnerhet när upphandlingarna blir komplexa eller avser tjänster som är svåra att konkretisera. Detta kan leda till att upphandlingar får göras om och ett onödigt resursslöseri från såväl beställare som leverantör, och i slutändan ett slöseri av offentliga medel. I värsta fall kan det leda till onödigt lidande av tredje part, som t ex skett vid upphandling av vaccin av livmoderhalscancer.

För att bägge parter skall bli vinnare krävs ofta kommunikation i ett tidigt skede med flera intressenter och de experter som finns inom området– både som beställare och leverantör. I värsta fall, om upphandlingen inte går korrekt till, kan avtalen ogiltigförklaras. Som leverantör riskerar du då att inte få betalt och som beställare att inte få tillgång till de upphandlade produkterna eller tjänsterna. Förhoppningsvis kommer nya regler (SOU 2011:73) inom LoU att leda till bättre upphandlingar och att fler företag går in och konkurrerar på den offentliga marknaden.

Om programmet

Västsveriges Upphandlingsdag 2011 är ett heldagsseminarium som Västsvenska Handelskammaren arrangerar för sina medlemmar den 28 november på Konferenscentrum Wallenberg, Medicinaregatan 20A i Göteborg. Syftet med dagen är att skapa nya affärer och samarbeten genom inspirerande möten. Deltagarna får bland annat lära sig mer om hur man kan gå tillväga vid offentliga upphandlingar.  Knut Fahlén leder ett pass som heter ”Så vinner jag affären”, tillsammans med jurister från MAQS och Vinge, samt upphandlare från Upphandlingsbolaget i Göteborgs Stad. http://www.handelskammaren.net/sv/event/Upphandlingsdag-2011