Nya förutsättningar ställer nya krav på portföljstyrningen

I ett läge där mycket av arbetet sker på distans ställs högre och förändrade krav på hur verksamheter effektivt styr, genomför och följer upp pågående utvecklingsinitiativ. Den pågående pandemin och det ekonomiska läget prövar verksamheters förmåga att:

• Omprioritera och rationalisera våra portföljer
• Genomföra projekt och utvecklingsinitiativ på distans
• Styra och leda projekt på distans

Med bristfällig och felaktig information riskerar man att famla i mörker. Konsekvensen kan bli otrevliga överraskningar när initiativen slutförs utan att nå sina mål och realisera förväntade effekter. För att undvika den situationen behöver arbetssätt och informationshantering ses över, justeras och förstärkas efter dagens förutsättningar.

Just nu ställs många verksamheter dessutom inför besparingskrav som både försvårar och förändrar förutsättningarna för att genomföra projekten. Något som även kräver att projektportföljer ses över och anpassas till en förändrad målbild och resurstillgång.

Under goda tider finns det en risk att man åsidosätter förmågor som en verksamhet och ett projektkontor behöver besitta i tider av åtstramning; Snabbhet, innovationshöjd och självförverkligande prioriteras framför förmågan att prioritera och att bedriva initiativ på ett resurssnålt och effektivt sätt. Genom att utveckla eller återta dessa förmågor säkerställs effektivitet och fokus så att verksamheten inte tappar fart i en tid då effektiva åtgärder är avgörande.

Som svar på identifierade utmaningarna föreslår Ekan Management följande två tydliga åtgärder:

1. Genomlys verksamhetens projektportfölj för att skapa bättre kontroll över nuläget, med fokus på nytta, mål och genomförandeförmåga

• Strategi & Mål och förväntad Nytta - I pågående projekt, återbesök grundsyftet. Säkerställ att målen fortfarande är i linje med verksamhetens prioriteringar.
• Genomförandeförmåga - Säkerställ så att pågående initiativ har den styrning och struktur som krävs för att kunna genomföras på ett framgångsrikt sätt med de nya förutsättningarna.

2. Förstärk Projektkontorets långsiktiga förmågor

• Med utgångspunkt från genomförd genomlysning av projektportföljen, säkerställ att den information som samlats in kan förvaltas och hållas uppdaterad långsiktigt.
• Definiera och genomför åtgärder för att stärka projektkontorets förmåga att styra projektportföljen på kort och lång sikt.

Med utgångspunkt i lång erfarenhet och beprövade metoder erbjuder Ekan Management genomlysning av projektportföljer som på ett effektivt och träffsäkert sätt sammanställer dess hälsoläge och status. Detta ger verksamheten den information som krävs för att fatta rätt beslut. Vi hjälper även kunder att etablera, utveckla och driva projektkontor och portföljstyrning anpassad efter aktuella behov. Mer information om hur vi ser på projektkontor och portföljstyrning.

Vill du höra mer om hur Ekan Management etablerar och utvecklar projektkontor och dynamisk portföljstyrning är du välkommen att kontakta Lucas Rolfsson, managementkonsult på Ekan Management med mångårig erfarenhet av portföljstyrning i olika branscher.