Effektivare hantering av säkerhetsinformation på Sjöfartsverket

Sjöfartsverket ansvarar på uppdrag av Sveriges regering för tillgänglighet, framkomlighet och säkerhet till sjöss. Det omfattar bland annat att övervaka och upplysa sjöfarten om information som är viktig för säker trafik på svenska farvatten. Det innebär att utfärda navigationsvarningar, kommunicera väderinformation, hantera incidenter till havs samt felrapportera fyrar och bojar mm.

Våren 2014 initierade ledningen ett projekt med syfte att effektivisera hanteringen av säkerhetsinformation för att komma ifrån en situation med mycket dubbelarbete, avsaknad av systemstöd och svårigheter att söka efter information. De som arbetar med denna typ av information är dessutom högutbildade vilket gör att man vill använda deras kunskap och förmåga på bästa sätt, till kvalificerade bedömningar istället för onödig administration.

Startskottet för arbetet var en behovsanalys för att ringa in problem samt önskade effekter. Två år senare kunde operatörerna på funktionen Sweden Traffic fira med att byta ut gamla arbetssätt mot nya mer effektiva arbetsflöden och välfungerande systemstöd. I efterhand låter det som en enkel resa men initialt gjordes en rad analyser av verksamhet och systemstöd innan projektet riktades in mot att utveckla ett systemstöd från grunden i egen regi. Genomförandet av projektet bedrevs iterativt där verksamheten tillsammans med ett systemutvecklingsteam drev arbetet framåt utifrån de projektmål och effektmål som satts för projektet. Det agila sättet att arbeta innebar att verksamheten kunde se systemet växa fram och vara med och påverka utformning och funktioner inom projektets ramar. Det resulterade i användare som var mycket nöjda med vad som slutligen levererades och togs i drift.

Veckan efter att systemet togs i drift gavs följande kommentarer angående såväl projektets arbetssätt som system:

”Synbart resultat, lätt att prioritera och det skapar deltagande”

”Systemet är beroendeframkallande”

”Det är helt plötsligt kul att få in en felrapport”

Beställare och styrgrupp för projektet uttrycker också att det agila sättet att arbeta har varit en framgångsfaktor:

”Jag är också tacksam att som beställare och medarbetare fått uppleva det ”perfekta” projektet. Sweden Traffic Management Tool var projektnamnet som nu gett oss det driftsatta verksamhetssystemet Sea Traffic i Södertälje. Projektet har genomförts alltigenom professionellt, planenligt och inom direktivets ramar med ett enastående engagemang från alla inblandade. Systemet kommer nu att utvärderas men direkt kan mätbara effektiviseringar redovisas.” (Bengt-Åke Larsson, affärsområdeschef Sjökommunikation och projektets beställare)

Vi på Ekan Management har haft förmånen att bidra i arbetet från start till mål i rollen som projektledare, verksamhetsanalytiker, metodstöd samt krav- och testledare.