Rätt och snabba kostnadsbesparingar

För några år sedan pratade vi om drönarattacker och förändrade handelshinder, börsoro över Brexit, negativ ränta, och oljeprisvariation. Idag är Covid-19 på allas läppar och det har blivit ett brutalt uppvaknande om den osäkerhet och de risker som finns i att planera och styra. Det krävs ingen avancerad analys för att konstatera att förutsättningarna för många organisationer påverkas direkt och på lång sikt.

Även om konsekvenserna från Covid-19 är extrema kommer osäkerhet och omvärldens förändringar nu behöva ses som ett normaltillstånd som kräver utvecklade analyser och snabba handlingsplaner. Detta är också ett tillfälle där vi kan förvänta oss en kraftig förändring i motsatt riktning. Dagens situation kan därför fungera som ett pedagogiskt exempel på betydelsen av flexibilitet. Oavsett så synliggörs betydelsen av att kunna spara mycket och snabbt - men framförallt rätt. Förr eller senare, och med ganska kort varsel, kommer efterfrågan inom många branscher att återgå till tidigare nivåer. Då behövs den kapacitet som med fel åtgärder nu riskerar att skäras bort. Kanske blir det nya hack i utvecklingen som vi idag inte kan förutse och kanske inte heller påverka. Det är för denna framtid vi behöver vaccinera oss emot och skrota en del av det som vi märker inte behövs.

Budgetering i en dynamisk tid

En trögrörlig, hierarkisk styrmodell av det klassiska snittet är uppenbart föråldrad liksom många av de antaganden som har gjorts kring budgetering, inköp och lönsamhetskalkyler. Det kan kännas enkelt att spara och hålla igen på kort sikt men det är svårare att realisera de rätta besparingarna som ger snabb effekt men samtidigt håller det långsiktiga värdemålet levande. Att enbart eftersträva resursoptimering med kapitalrationalisering och kostnadsbesparingar i fokus, och inte balansera upp behovet av dynamik och flödesoptimering blir lätt förödande. Vi ser redan nu risk för kapacitetsbrist inom t ex våra sjukhus. Frågan är också om all tid som läggs på budgetering under hösten är värdeskapande eller bara slöseri med tid. Mycket av den handlingskraft som nu sätts in fungerar ju utan budgeten som stöd. Att den är obsolet redan i mitten av mars gäller inte alla men allt för många för att vara norm. Samma sak gäller klassisk produktkalkylering och internprissättning som baseras på antaganden om volymer, efterfrågan och aktiviteter som inte längre finns.

Ekans analys är sedan länge att budgetprocessen behöver utvecklas och separeras i tre olika delar för att bli mer dynamisk. Det gäller även att möta den dynamiska omvärlden med agila och värdefokuserade inköpsmetoder. En översyn av inköpsmönster, kategorier, avtal och kostnader, blir nödvändig för att följa med i en snabb utvecklingstakt med bibehållen kontroll. Det gäller att fånga möjligheterna till kostnadseffektivitet och besparingar och samtidigt säkerställa att de som agerar i ens nätverk fokuserar på samma mål och levererar värde.

Minska affärsrisken genom utveckling av styrmodell

För framtiden blir det viktigt att ha kontroll över vad som går att påverka, vilka kostnader som är fasta och vilka som är rörliga för att minska affärsrisken. Det blir också allt viktigare att följa trender och utveckla den dynamiska styrningen samt att utveckla samverkan över organisatoriska gränser när rådigheten inte ligger i ens egna händer. Sammantaget innebär det att verksamhetsutveckling av olika slag kommer krävas. Utveckling av styrmodeller, arbete med digitalisering och utveckling av arbetssätt är några saker som behövs för att öka motståndskraften mot framtida störningar.

Just nu är det akuta insatser såsom permitteringar, kapacitetsminskning och förbud av olika slag verklighetens medicin. Om vi ska tänka långsiktigt och inte bara snabbt kommer arbete med effektivisering och strategisk kostnadskontroll genom utveckling av styrprocesser bli nödvändiga. Företag och institutioner som vill vara konkurrenskraftiga och snabbrörliga när konjunktur och marknadsläge normaliseras behöver utvecklas för att möta morgondagens verklighet som kommer vara fortsatt oförutsägbar och föränderlig.