3 önskningar kring effektivare ekonomistyrning i kommuner och regioner

I början av september initierade Sveriges Regering ett uppdrag för effektivare ekonomistyrning som jag delade på sociala medier. Efter ett par dagar hade jag fått närmare 5000 visningar på min delning. Utifrån mitt perspektiv är det väldigt många visningar. Min slutsats är att det finns fler som känner frustration över att faktiskt legala, och lokalt påhittade hinder skapar onödig effektförlust i den kommunala och regionala ekonomistyrningen.

När man har lyft på en sten finns det anledning att reflektera över vad man ser och tänker. Mina topp 3 önskemål till utredningen har sitt fokus på Kommunallagens 11:e kapitel:

Önskning nr 1: Definiera vad budget är!

Begreppet budget är problematiskt och kan egentligen ses som ett Kinderägg med tre lager:

• Mål för verksamheten
• Resurser för att nå målen
• Prognos över huruvida man når målen och förbrukar resurser i rätt takt

Om man försöker sluka ett Kinderägg i ett enda bett förstör stanniolen chokladen och sedan gör det ont i tänderna när man träffar plasten i mitten. I värsta fall spolieras överraskningen och blir en smärtsam upplevelse. Tyvärr ser det ut ungefär så här varje budgetår runt om i landets offentliga verksamheter (och i massor av privata bolag) - Kinderägget slukas i en bit och behållningen av respektive del går förlorad.

Min förhoppning är att utredningen därför förtydligar att budgeten består av tre delar och tre processer. Dessa bör hanteras och utvecklas var och en för sig utifrån lokala förutsättningar och verkliga behov. Riktigt vågat och önskvärt vore det om man i kommunallagen strök begreppet budget och ersatte det med de redan befintliga begreppen Verksamhetens ambitioner och mål, Resurser för att nå målen och Uppföljning av verksamhetens prestationer. Då skulle styrningen fokuseras på tre aspekter och vi kan tugga i oss var och en av dem utan att de förstör varandra.

Önskning nr 2: En minimigräns för verksamhetsplanen bör definieras

Om verksamhetsplanen står det i lagen:

”I planen ska skattesatsen och anslagen anges, hur verksamheten ska finansieras och hur den ekonomiska ställningen beräknas vara vid budgetårets utgång.”

Det står alltså inte att man årligen behöver bryta ner ekonomin i tusentals rader. Ändå görs det, vilket kostar massor av arbetstimmar, skapar suboptimering och ställer chefer och medarbetare i ett förhandlingsspel mot varandra i kampen om tillgängliga resurser.
Om man strikt utgår från skrivningen är det egentligen tillräckligt att ange hur mycket skattepengar man förväntas få in, beskriva övergripande hur dessa fördelas per ändamål, och om man förväntas att hålla sig inom gränserna för god ekonomisk hushållning. Ett önskvärt läge ligger väl troligen mitt i mellan hur det oftast ser ut i praktiken och vad lagen faktiskt säger.

Jag hoppas att utredningen tar fram en vägledning kring lägsta nivå för utformning av verksamhetsplanen som minskar argumenten för dagens dysfunktionella arbetssätt. Detta eftersom en alltför detaljerad verksamhetsplan motverkar behovet av innovation och tillit i verksamheten.

Önskning nr 3: Ställ krav på ett bra uppföljnings- och prognosarbete

Kommuner och Regioner har ca 80% fasta kostnader, främst i form av personal och lokaler. Det borde därför vara relativt enkelt att uppfylla kravet på att bedriva ett effektivt uppföljnings- och prognosarbete. Trots detta finns det flera kommuner och regioner som återkommande genererar ett resultat som inte är att betrakta som god ekonomisk hushållning. Man kan då tänka sig att det finns tre generella problem:

• I vissa fall alltför ambitiösa mål som behöver justeras
• Verksamheten och/eller politikerna har mycket dålig koll på vad de får för de 20% av resurserna som de i praktiken kan fördela i verksamhetsplanen
• Det kan också vara så att verksamheten har för lite resurser för att möta det verkliga behovet

En tredje önskan är därför att utredningen ställer krav på ett uppföljnings- och prognosarbete som utgår från verkliga behov, samt verklig prestation och verksamhet.

Genom att dela upp Kinderägget (det vill säga budgeten), förenkla detaljeringsgraden i planarbetet och tydliggöra hur uppföljning och prognosarbete förväntas gå till, tror jag att ekonomistyrningen kommer att bli mycket effektivare och mer ändamålsenlig.